Er wordt steeds meer online gewerkt en vergaderd. En word jij er ook zo moe van? Een online vergadering is vaak rommelig, door al die bewegende hoofden vermoeiend en uiteindelijk vaak niet productief.
Dat kan anders en beter.
Voorbereiding
Allereerst, bedenk op welke manier je de vergadering gaat vormgeven, geheel online of hybride. Maak gebruik van de diverse digitale tools die er zijn en zorg dat de deelnemers weten hoe deze werken. Naast de voorzitter is een moderator handig. Deze persoon kan tijdens de vergadering reageren op chatberichten en kan bijvoorbeeld ook de vergadertijd in de gaten houden.
Uitnodiging
En dan: Zorg dat iedereen een uitnodiging krijgt met daarin de link naar de digitale vergaderruimte. Ik gebruik hiervoor TEAMS in combinatie met Outlook. Zet in de uitnodiging dat je een reactie verwacht of iemand deelneemt of niet. Dan weet je aan het begin van de vergadering of iedereen aanwezig is.
Neem als het mogelijk is gelijk een link op naar de agenda en de stukken die nodig zijn.
Agenda
Zorg voor een heldere agenda. Zeg in twee zinnen wat het agendapunt inhoudt en wat het doel is (informerend, besluitvormend etc.). Geef ook aan of er bijlagen zijn en hoe lang er tijd genomen wordt voor het agendapunt.
Neem bij lange vergaderingen een digitale pauze. Zo kunnen deelnemers even weg van het scherm en een kopje koffie, thee of glas water nemen.
Start van de vergadering
Check of iedereen aanwezig is en vraag of er nog onduidelijkheden zijn. Maak afspraken over het aan- en uitzetten van video en geluid. Geef aan hoe de deelnemers kunnen reageren.
Tijdens de vergadering
Zorg dat iedereen die iets wil zeggen aan bod komt. Laat de voorzitter na elk agendapunt een samenvatting geven en vragen of de uitkomst duidelijk is (is ook prettig voor je verslag).
Aan het eind van de vergadering
Check of iedereen voldoende heeft kunnen deelnemen. Vraag wat de ervaringen zijn, wat er goed is gegaan en waar verbetering mogelijk is. Sluit positief af.
Tenslotte
Natuurlijk kan je ook een hybride vergadering organiseren. Die mogelijkheid heb ik al een aantal keren voorbij zien komen. En ook een hybride evenement behoort tot de mogelijkheden.
Daar ga ik in komende blogs verder op in.
Behoefte aan ondersteuning bij deze vergaderingen of bij andere diensten? Neem contact op.